One Metric, Two Revenue Models: Distinct Counting in DAX

Il contesto

WeLearn è una scaleup EdTech che collabora con content creator e trattiene una quota di quello che guadagnano. La parte commerciale dell'azienda è organizzata attorno agli account manager, ciascuno responsabile di un portafoglio di creator, raggruppati in team. Ogni trimestre, ogni account manager ha un obiettivo di ricavo.

Sembra un normale report commerciale. Non lo è, per come si muovono davvero i soldi.

Perché la reportistica era complessa

Quattro elementi complicavano ogni numero del report.

• Due meccanismi di ricavo. Una parte arriva come transazioni una tantum. Un'altra come piani rateali concordati una volta e pagati su più mesi: un piano firmato a gennaio genera ancora ricavo ad aprile, senza che esista alcuna transazione di aprile a dimostrarlo.
• Il ricavo è condiviso. Una percentuale torna al creator. Se la quota è del 50%, ricavi e costi si dividono a metà, e solo il resto è di WeLearn.
• I costi sono registrati come transazioni. Le spese coperte stanno nella stessa tabella dei ricavi, con segno negativo: qualsiasi misura che le dimentichi sovrastima la performance, e qualsiasi misura che le sottragga due volte la sottostima.
• Due sistemi contenevano la verità. Parte del dato commerciale viveva nel CRM, parte in fogli di calcolo operativi, e alcuni creator comparivano in entrambi. I totali dovevano coincidere esattamente.

A cosa doveva rispondere il report

Due destinatari, con esigenze diverse sullo stesso modello.

La direzione aveva bisogno del trimestre a colpo d'occhio: quanto è stato incassato rispetto al target, quanti partner stanno generando ricavo e se il trend regge. Gli account manager avevano bisogno del proprio portafoglio: i loro target, i loro creator, e abbastanza preavviso per agire prima della chiusura del trimestre invece di spiegare dopo.

Il report è filtrato su un team alla volta, con le selezioni di account manager e team che governano tutta la pagina.

Cosa è stato costruito

Cinque pagine, aggiornate ogni notte, filtrabili per account manager, team, creator e periodo.

• Creator — performance del singolo creator, con il raggiungimento del target del trimestre corrente e il trend dei ricavi sui dodici mesi.
• Lanci — la qualità dei lanci, non il volume: quanti hanno superato la soglia di alta performance, più il tracciamento del primo lancio per i creator nuovi.
• Webinar — redditività per singolo evento, ordinabile per far emergere quelli in perdita, con target monitorati sia a valore sia a numero.
• Classifica — account manager in graduatoria, ricavi suddivisi per tipo di prodotto (corsi, webinar, membership, affiliazione), con un benchmark di margine.
• Vista aziendale — il quadro complessivo: ricavi e margine per creator su tutti i team, stato del roster in tempo reale e ricavi per nicchia nel tempo.

Gli stessi sei KPI compaiono su ogni pagina, definiti una volta sola: ricavo generato, margine operativo, margine percentuale, incassato netto, target e raggiungimento del target. La coerenza tra le pagine è stata un vincolo scelto apposta: il modo più rapido per perdere la fiducia di un team commerciale è mostrargli due pagine in cui la stessa parola significa due cose diverse.

Il margine operativo è il ricavo al netto di rimborsi e costi operativi — pubblicità, commissioni di piattaforma e compensi dei creator — ed è per questo che il dato di margine e quello di ricavo raccontano storie davvero diverse sullo stesso creator.

La pagina Creator, ricostruita

Nessuno screenshot o video del report reale compare in nessun punto di questo sito. La dashboard vera contiene dati economici aziendali, account manager con nome e cognome e creator identificabili con i loro guadagni, quindi non è pubblicabile — e oscurarla lascerebbe una cornice vuota invece di qualcosa che valga la pena guardare. Quella che segue è una ricostruzione del layout con dati interamente inventati, per mostrare la struttura senza il contenuto.

Tre scelte hanno guidato quel layout. La riga dei KPI resta fissa in alto, così gli stessi tre numeri fanno da cornice a ogni domanda posta sotto. Il tachimetro risponde a «a che punto sono in questo trimestre» in un colpo d'occhio, con lo storico trimestrale accanto perché un buon trimestre non venga scambiato per un buon anno. E il trend sui dodici mesi sta in fondo a ogni pagina rilevante, perché un singolo mese da solo dice molto poco.

Target: generato contro incassato

La distinzione più importante di tutto il report. La vista commerciale misura il ricavo generato, datato alla creazione della transazione. Il raggiungimento del target misura il ricavo incassato, datato a quando i soldi arrivano davvero.

Le due date non coincidono per definizione, ed entrambe sono corrette. Un trimestre può sembrare forte sul ricavo generato e debole sugli incassi, e un account manager deve vedere quale dei due. La maggior parte del debugging di questo progetto si è ricondotta a una misura che usava silenziosamente quella sbagliata.

I target arrivano da un foglio di pianificazione trimestrale — periodo, anno, creator, valore obiettivo, account manager e team associati — caricato con Power Query e collegato al modello. Il raggiungimento viene poi valutato per trimestre sugli incassi, al netto della quota del creator, delle spese e di eventuali sconti.

L'ordine delle operazioni contava più delle formule. Prima il netto, poi la quota di ricavo, poi gli sconti. Applicati in qualsiasi altra sequenza, due sistemi che contengono la stessa verità continuano a divergere di qualche punto percentuale — che è peggio che divergere di molto, perché nessuno se ne accorge.

Contare i partner attivi su entrambi i modelli di ricavo

La direzione voleva un solo numero: quanti partner hanno effettivamente generato ricavo in questo mese. Un partner può comparire in uno dei due flussi o in entrambi, e va contato una volta sola. Un partner con un piano rateale attivo nel mese conta, anche se in quel mese non è stata fatta nessuna transazione.

Le misure qui sotto sono generalizzate: i nomi di tabelle e colonne sono illustrativi, non quelli di WeLearn.

Decidere chi conta come attivo

«Attivo» non era leggibile da un semplice flag. Un partner conta se il suo stato è corrente, oppure se è stato rimosso ma la rimozione è avvenuta dopo il mese che si sta guardando.

La seconda condizione è tutto il punto. Filtrare sullo stato di oggi rende instabile lo storico: se esegui il report a giugno e poi a settembre, i due non concordano su marzo, perché nel frattempo qualcuno è uscito. Valutare lo stato alla data del periodo selezionato congela lo storico.

VAR _lastDay = EOMONTH( MAXX( ALLSELECTED( 'Calendar' ), 'Calendar'[Date] ), 0 )
VAR _firstDayNextMonth = _lastDay + 1

VAR _activePartners =
    FILTER(
        ALL( 'Partner'[Partner_ID] ),
        CALCULATE( MAX( 'Partner'[Status] ) ) = "Active"
            || CALCULATE( MAX( 'Partner'[Dropped_Date] ) ) >= _firstDayNextMonth
    )

La finestra delle rate

Un piano è attivo nel mese selezionato se è iniziato entro la fine del mese e se la sua ultima rata cade dopo l'inizio del mese. Servono entrambe le condizioni: la prima da sola conta piani chiusi anni fa, la seconda da sola conta piani non ancora iniziati.

FILTER(
    'RecurringSales',
    'RecurringSales'[Start_Date] <= _lastDay
        && EOMONTH( 'RecurringSales'[Start_Date], 'RecurringSales'[Installments] - 1 ) >= _firstDaySelectedMonth
        && 'RecurringSales'[Total_Value] >= _threshold
)

EOMONTH(inizio, rate - 1) ricava l'ultimo mese del piano dalla data di inizio e dalla durata, così nessuna data di fine deve essere salvata né tenuta allineata alla fonte. Il - 1 conta: un piano di tre mesi che parte a gennaio finisce a marzo, non ad aprile.

Filtri attraverso una tabella non collegata

Le selezioni di account manager e team arrivavano dalla tabella dei fatti transazionale, ma la tabella delle vendite ricorrenti aveva copie proprie di quelle colonne e nessuna relazione fisica. Crearne una avrebbe introdotto ambiguità: due percorsi verso la stessa dimensione, a granularità diverse. TREATAS applica la selezione come filtro senza che esista alcuna relazione nel modello.

CALCULATETABLE(
    DISTINCT( 'RecurringSales'[Partner_ID] ),
    TREATAS( _selectedManagers, 'RecurringSales'[Account_Manager] ),
    TREATAS( _selectedTeams,    'RecurringSales'[Team] ),
    ...
)

Logica sugli insiemi invece che aritmetica

Contare ogni flusso e sommarli conta due volte tutti i partner presenti in entrambi. Sottrarre la sovrapposizione è fragile, perché va ricalcolata nello stesso identico contesto di filtro — e si rompe silenziosamente la prima volta che si aggiunge uno slicer.

Le operazioni sugli insiemi eliminano il problema. INTERSECT di ciascun flusso con la lista degli attivi, UNION dei risultati, conteggio delle righe distinte. Il conteggio unico diventa una proprietà della struttura, non una correzione che qualcuno deve mantenere.

RETURN
COUNTROWS(
    DISTINCT(
        UNION(
            INTERSECT( _activePartners, _transactionSellers ),
            INTERSECT( _activePartners, _recurringSellers )
        )
    )
)

Riconciliare i due sistemi di origine

Alcuni creator esistevano nel CRM, altri nei fogli operativi, altri ancora in entrambi. Il requisito era netto: dove un creator compare in entrambi, i totali devono coincidere esattamente.

Arrivarci ha significato allineare le definizioni prima dei numeri: quale importo è lordo, quale è al netto della quota del creator, dove si sottraggono le spese coperte e in che momento si applicano gli sconti. La riconciliazione ha fatto emergere discrepanze reali in entrambe le direzioni, e la correzione è stata quasi sempre una definizione, non una formula.

Due destinatari, un modello

La prima versione serviva la direzione: incassi da inizio trimestre rispetto al target su un tachimetro, numero di partner attivi e trend. Una volta che quella è diventata affidabile, lo stesso modello è stato ricostruito per gli account manager — il loro portafoglio, i loro target e una tabella per creator che mostra chi è in ritardo quando c'è ancora trimestre per agire.

Stesse misure, stessa granularità, punto di ingresso diverso. Ricostruire la presentazione invece del modello è ciò che fa sì che due destinatari discutano di strategia invece di discutere su chi ha il numero giusto.

Farlo adottare

Una dashboard che nessuno apre non vale niente, quindi il lancio è arrivato con una guida per il team account manager: a cosa risponde ogni pagina, come sono definiti i sei KPI e tre abitudini da cui partire — imposta prima i filtri, leggi il tachimetro per l'avanzamento del trimestre, e non giudicare mai solo dal ricavo senza guardare accanto margine e incassato.

Includeva anche una breve introduzione a Power BI, che si è rivelata più importante del previsto. Ctrl+clic per la selezione multipla. Il cross-highlighting cliccando dentro un grafico. L'esportazione in Excel. E il reset dei filtri quando si finisce, perché sono report condivisi e in tempo reale, e la persona dopo eredita la vista che hai lasciato.